Herramientas de gestión de tareas

Redacción: Alejandra Aranda

¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?

La gestión de tareas es parte esencial de la gestión de proyectos. Estas herramientas ayudan a las empresas a segmentar un proyecto en tareas asociadas y secuenciales. Cada tarea se planifica, distribuye, programa y supervisa de manera individual. Las herramientas de gestión de tareas son programas que ayudan a tu equipo a trabajar de forma cohesionada con funciones como programación de tareas, creación de informes de progreso y seguimiento temporal. Los usuarios pueden comprobar el tiempo empleado en cada tarea y todo el equipo puede cumplir más fácilmente los plazos del proyecto. Los sistemas de gestión de tareas incluyen funciones adicionales como planificación de presupuesto, sincronización de correo electrónico, listas y recordatorios de tareas.

Los 5 mejores software de gestión de tareas en España

Las herramientas de gestión de tareas son programas que ayudan a tu equipo a trabajar de forma cohesionada con funciones como programación de tareas, creación de informes de progreso y seguimiento temporal. Descubre las mejores 5 herramientas para empresas españolas.

En este artículo se enumeran las cinco mejores herramientas de gestión de tareas disponibles en Capterra España. Consulta aquí la lista completa. Cada una de las herramientas que aparecen en la lista ha obtenido una valoración media mínima de 4 sobre 5 estrellas y, al menos, 20 opiniones de usuarios durante los dos últimos años en Capterra, y, además, ofrece una versión autónoma gratuita.

La metodología completa de la selección se encuentra a tu disposición al final del artículo.*

1. Connecteam

Connecteam facilita la gestión de diversas tareas, desde la programación hasta las nóminas, en equipos en los que no existe un entorno de oficina tradicional. El módulo de tareas rápidas ofrece una función de gestión de tareas con características clave, como la asignación de tareas, el seguimiento o el envío de mensajes. Este software de gestión de tareas también es capaz de hacer un seguimiento de los plazos y la disponibilidad del equipo y sirve de ayuda para gestionar el absentismo y la programación de horas extras.

Características principales de Connecteam

• Seguimiento por móvil: permite gestionar todas las tareas desde dispositivos móviles.
• Subtareas: ayuda a crear subtareas con descripciones que favorecen la transparencia y la claridad.
• Colaboración: ofrece canales de mensajería especiales, notificaciones push y chats de grupo para fomentar la colaboración.
• Actualizaciones de estado automáticas: cuenta con notificaciones de estado automáticas para que los usuarios puedan estar al día de todas las fechas de entrega.
• Formularios y listas de comprobación: facilita la cumplimentación de formularios con la firma de los trabajadores o la marca de la ubicación.
• Precio inicial: 29 $ por usuario al mes.
• Ciclo de facturación: anual.
• Opciones de asistencia técnica al cliente: chat, correo electrónico, soporte y asistencia telefónica.

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2. GanttPRO

GanttPRO es una herramienta de gestión de tareas que contribuye a la planificación de proyectos, la programación, la gestión de recursos, la supervisión de los costes y el seguimiento de los plazos. Es capaz de elaborar informes sobre análisis de presupuestos y registros de tiempo con los que poder comparar los costes y la productividad y ayuda a los usuarios a llevar a cabo un seguimiento de las modificaciones que han tenido lugar en la tarea. Los usuarios pueden descargarse gráficos o compartir enlaces privados en un diagrama de Gantt, dinámico o estático, para favorecer la colaboración.

Características principales de GanttPRO

• Jerarquía de tareas: ayuda a dividir las tareas en subtareas y crea dependencias para desglosar los proyectos complejos en secciones más manejables.
• Vista de portafolio: cuenta con una vista general en tiempo real de todos los proyectos con actualizaciones y acceso a la información detallada de la tarea.
• Sincronización de datos en tiempo real: hace un seguimiento de la actualización y la modificación de la información en los planes de producción.
• Programación automática: recalcula las fechas de forma automática si tiene lugar algún cambio dentro de la tarea o de las dependencias.
• Vista de panel: permite a los usuarios pasar de las vistas de diagrama de Gantt a las vistas de panel donde se pueden ver las asignaciones como tarjetas.
• Precio inicial: de 4 a 7,99 $ por usuario al mes.
• Ciclo de facturación: anual.
• Opciones de asistencia técnica al cliente: chat, correo electrónico, soporte y asistencia telefónica.

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3. Miro

Miro es una plataforma de pizarra que ofrece una gestión visual de tareas y asignación de proyectos, elaboración de gráficos y asignación de dependencias con paneles de tareas Kanban. La característica de las tarjetas de Miro ayuda a convertir cualquier post-it, cuadro de texto o forma en una tarjeta de tarea en la que los usuarios pueden introducir la información. Miro se puede sincronizar con algunas de las herramientas de seguimiento de tareas más populares para agilizar el intercambio de información.

Características principales de Miro

• Biblioteca de plantillas: ofrece plantillas predefinidas con diversos objetivos, como los recorridos de cliente o la asignación de las historias del usuario.
• Temporizador: contribuye al seguimiento del tiempo y de las tareas del equipo.
• Atajos de teclado con IA: los usuarios pueden crear atajos de teclado de un solo clic para convertir pizarras enteras en informes de producto, resúmenes o informes de investigación, entre otras opciones.
• Precio inicial: 8 $ al mes.
• Ciclo de facturación: anual.
• Opciones de asistencia técnica al cliente: asistencia técnica y correo electrónico.

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4. Quire

Quire es una herramienta de gestión de tareas y visualización de flujos de trabajo que ayuda a los equipos a organizar las tareas en una estructura jerárquica. Los equipos pueden desglosar proyectos complejos en subtareas más manejables y hacer un seguimiento de su evolución. También ofrece características como los paneles Kanban, los diagramas de Gantt, los análisis interactivos, las listas con capacidad ilimitada de anidación, las sublistas, las cronologías dinámicas o los calendarios compartidos. Además, Quire brinda la posibilidad de acceder a una biblioteca de integraciones con una gran cantidad de aplicaciones populares de productividad y colaboración.

Características principales de Quire

• Vistas con varios proyectos: ayuda a pasar de las vistas de lista a las de paneles y a elaborar los calendarios del equipo.
• Seguimiento del tiempo: los informes de horarios ayudan a hacer un seguimiento de las horas laborables del proyecto.
• Listas ocultas: mantienen las tareas que no se pueden ejecutar en una lista independiente durante un tiempo para ayudar a mejorar la organización.
• Importación de datos: los usuarios pueden importar los datos de las aplicaciones de gestión de proyectos antiguas para sincronizarlos.
• Precio inicial: 7,65 $ por usuario al mes.
• Ciclo de facturación: anual.
• Opciones de asistencia técnica al cliente: correo electrónico, centro de preguntas frecuentes y comunidad de opiniones e información.

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5. Taskade

Taskade es una herramienta de gestión de tareas que funciona con IA y que permite a los usuarios crear, entrenar y desplegar agentes de IA para automatizar tareas y colaborar en tiempo real. Puede generar listas de tareas pendientes, documentos de procedimientos operativos estándar (SOP, por sus siglas en inglés), sprints de proyectos y gráficos de flujos. La herramienta también permite que los usuarios puedan visualizar las tareas de varias vistas de proyecto, como los paneles, las tablas, los mapas conceptuales, las vistas de actividades y las listas. Entre otras características figuran los chatbots con IA, los generadores de flujos de trabajo y los flujos de trabajo personalizables.

Características principales de Taskade

• Asistente para las tareas y la redacción: ayuda con la asignación, con las lluvias de ideas y el diseño de las tareas.
• Conversión de documentos: convierte archivos CSV, PDF y DOC en proyectos.
• Notas convertibles: convierte las notas en tareas que se pueden ejecutar.
• Precio inicial: 8 $ por usuario al mes.
• Ciclo de facturación: anual.
• Opciones de asistencia técnica al cliente: chat, correo electrónico y asistencia técnica.

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¿Cuánto cuesta una herramienta de gestión de tareas?

Según los datos recogidos por Capterra, las plataformas de gestión de tareas pueden tener un coste tan reducido como 5 $ por usuario al mes hasta precios de más de 39 $ al mes, en función de diversos factores, como las características, la cantidad de usuarios, la disponibilidad de la formación, las opciones de implantación, las integraciones o la capacidad de almacenamiento.

Según los datos recogidos por Capterra, las plataformas de gestión de tareas pueden tener un coste tan reducido como 5 $ por usuario al mes hasta precios de más de 39 $ al mes, en función de diversos factores, como las características, la cantidad de usuarios, la disponibilidad de la formación, las opciones de implantación, las integraciones o la capacidad de almacenamiento. La mayor parte de las soluciones de gestión de tareas habitualmente contienen los siguientes planes de precios.

• Pruebas gratuitas: varían entre los 14 y los 30 días de duración y ofrecen a los usuarios acceso temporal a todas las características del software o a algunas de ellas. Los planes de prueba sin coste son perfectos para empresas que quieren probar una herramienta antes de adquirirla.

• Versiones gratuitas: ofrecen acceso indefinido a características limitadas de la herramienta. Los planes gratuitos son perfectos para las empresas pequeñas o los profesionales que necesitan ceñirse a un presupuesto.

• Planes de niveles básicos: comienzan en los 5 $ al mes y ofrecen acceso a las características estándar. Son una opción recomendable para las empresas pequeñas o los equipos que necesitan características básicas, como la gestión de flujos de trabajo en línea, los recordatorios de las tareas o el seguimiento de tareas.

• Planes de niveles intermedios: oscilan entre los 8,25 $ y los 22 $ al mes y ofrecen características avanzadas, como la elaboración de informes y análisis, la gestión de usuarios y la asistencia en varios idiomas. Son aptos para las empresas a las que se les han quedado pequeñas las soluciones de gestión de tareas básicas, pero todavía no necesitan toda la gama de funcionalidades que ofrecen las herramientas de nivel empresarial.

• Planes de nivel alto: Cuestan más de 39 $ al mes y ofrecen una gama de capacidades avanzadas, como el acceso sin límites a las características de nivel básico e intermedio, el servicio de asistencia al cliente prioritario, la gamificación y la elaboración avanzada de informes. Estas herramientas resultan muy útiles a las empresas grandes que precisan soluciones personalizadas.

Los costes ocultos asociados a las herramientas de gestión de tareas

Además de la licencia del software, entre los costes adicionales que suponen las herramientas de gestión de tareas figuran:

• Costes de implantación: la implantación de las herramientas de gestión de tareas suelen suponer una inversión inicial bastante significativa debido a los requisitos de integración técnica y de personalización del sistema.

• Costes de formación y asistencia: la formación continua de usuarios y administradores, junto con la asistencia periódica, generan costes que pueden acumularse con el tiempo.

• Costes de actualización y mantenimiento: las actualizaciones periódicas del software y el mantenimiento del sistema son necesarios para que el rendimiento y la seguridad sean óptimos, lo que conlleva gastos recurrentes adicionales.

¿Cuáles son las ventajas de las herramientas de gestión de tareas?

Las herramientas de gestión de tareas ayudan a tu empresa a agilizar el ciclo de vida de los proyectos, minimizan las posibilidades de obstáculos repentinos y facilitan la colaboración y comunicación del equipo. Todo ello sirve para ahorrar tiempo y dinero a tu empresa.

Sus ventajas específicas son:

• Aumentar la productividad: el software de gestión de tareas permite a los gestores de proyecto segmentar los proyectos en tareas y subtareas. Puedes asignar cada tarea a una persona o equipo específico y establecer un conjunto único de objetivos, KPI e hitos. Cada miembro del equipo tendrá unas responsabilidades y deberes concretos.
• Optimizar la gestión del flujo de trabajo: con los programas de gestión de tareas, tu empresa puede analizar todo el ciclo de vida de un proyecto para identificar cuellos de botella y actividades laboriosas que necesitan de atención especial. Así, los gerentes pueden priorizar y programar tareas, además de diseñar de manera eficiente la estrategia general del proyecto para una ejecución sin problemas.

Cuáles son las funciones más comunes de las herramientas de gestión de tareas?

Las funciones más comunes de las herramientas de gestión de tareas son:

• Alertar/notificar: supervisar los principales hitos y notificar a las partes interesadas sobre nuevas asignaciones, actualizaciones, errores y logros.
• Editar/actualizar tareas: editar y actualizar una tarea según las necesidades del proyecto o la disponibilidad de recursos.
• Seguir el progreso de las tareas: supervisar el progreso a través de todo el ciclo de vida y monitorizar los indicadores clave de rendimiento.
• Programar tareas: programar y asignar tareas a personas o equipos. Esto incluye el establecimiento de fechas de inicio y fin durante la creación de la tarea.
• Etiquetar tareas: crear etiquetas para tareas y subtareas que permitan organizarlas y categorizarlas, aportar contexto y recopilar información relacionada con las tareas.
• Crear subtareas: dividir las tareas en subtareas, más pequeñas y prácticas, que faciliten su ejecución y gestión.
• Gestionar tareas recurrentes: crear tareas y eventos que se repitan a una hora y día específicos a lo largo de la semana, mes o año. Así, las empresas evitan tener que reprogramar el trabajo redundante.
• Realizar un seguimiento temporal: supervisar el tiempo empleado colectivamente por todos en sus tareas asignadas.

Consideraciones a la hora de comprar herramientas de gestión de tareas

• Necesidades de la empresa: las herramientas de gestión de tareas suelen ofrecer distintas opciones de suscripción, desde planes básicos hasta otros más avanzados. Los costos de suscripción aumentarán a medida que añadas funciones. Tu empresa debe evaluar sus principales necesidades, comparar planes de precios de múltiples productos y elegir un producto que se adapte tanto a los requisitos como al presupuesto de la empresa.
• Software específico del mercado: si tu empresa pertenece a un nicho de mercado concreto, como atención sanitaria, marketing, logística o construcción, busca una solución de gestión de tareas diseñada específicamente para tu mercado. Estas soluciones te ayudarán a gestionar e informar de las tareas conforme a los requisitos legales y de cumplimiento de tu sector sin costo adicional.

Tendencias relevantes en herramientas de gestión de tareas

• La IA y los chatbots son el futuro: si tu solución principal integra capacidades de inteligencia artificial (IA), tu empresa podrá automatizar la mayoría de los flujos de trabajo redundantes. Los chatbots pueden automatizar flujos de trabajo cruciales del sistema de gestión de tareas, como asignaciones automáticas de tareas, promoción de contenido, creación de informes de estado y más.
• Movilidad: aunque la movilidad no es un concepto nuevo en los sistemas de gestión de tareas, sigue siendo una tendencia clave. Con una globalización y movilización de recursos cada vez mayor, los usuarios buscan herramientas de gestión de tareas preparadas para el entorno móvil que les permitan supervisar sus tareas asignadas, comprobar la programación, monitorizar el progreso y mantener la comunicación en todo momento.

*Metodología

Para formar parte de esta lista, todos los productos han tenido que justificar que, en mayo de 2024, se ajustan a los siguientes criterios:

• Una valoración global mínima de 4 sobre 5 estrellas.
• Han recibido, al menos, 20 opiniones sobre el software en los últimos dos años (desde el 25 de mayo de 2022 al 25 de mayo de 2024).
• Han recibido, al menos, una opinión de un usuario español en los últimos dos años (desde el 25 de mayo de 2022 al 25 de mayo de 2024)
• El producto se ajusta a la definición de Capterra de herramientas de gestión de tareas: (Las herramientas de gestión de tareas permiten a los usuarios trabajar juntos y crear, asignar y gestionar diversas tareas para completar proyectos. Las funciones de seguimiento de tiempos y proyectos garantizan que todas las tareas del proyecto estén monitorizadas y que los informes estén actualizados. Entre otras funciones figuran la de la elaboración automática de presupuestos de tiempo y cronologías, la sincronización con el correo electrónico, la creación de listas de tareas pendientes y los recordatorios de tareas).
• Ofrecen las siguientes características de gestión de tareas: seguimiento de la evolución de la tarea y programación de tareas.
• Ofrecen una versión gratuita premium (una versión sin coste y autónoma del software y no una versión de prueba que, tras un periodo de tiempo concreto, se convierte en una versión de pago que hay que adquirir).
• Están disponibles en España y en idioma español.

Del listado resultante, hemos elegido las cinco mejores herramientas con las puntuaciones de valoración general más altas.