¿Qué son las herramientas de colaboración?

Las herramientas de colaboración son soluciones para equipos ágiles que trabajan de forma remota o están ubicados en distintas zonas geográficas. Se emplean en los sectores de publicidad, banca, organismos gubernamentales, sanidad, marketing y TI. Sus principales funciones incluyen intercambio de documentos, control de versiones, control de permisos y acceso basado en roles, seguimiento de progreso, herramientas de comunicación multicanal y repositorio de documentos.

El software ayuda a los empleados a colaborar fácilmente, comunicarse con rapidez y compartir recursos. El trabajo en un entorno colaborativo permite que múltiples usuarios puedan gestionar y compartir simultáneamente tareas, proyectos y actualizaciones en tiempo real.

Ventajas de las herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración ofrecen multitud de ventajas a tu organización. El resultado es un flujo de trabajo optimizado y una conclusión eficaz de las tareas y los objetivos. Este software ayuda a las empresas a:

• Mejorar la productividad: para ejecutar los proyectos a tiempo, es necesario comunicarse y colaborar en tiempo real. Este software permite a los empleados compartir en el momento ideas, recursos y actualizaciones de tareas con sus compañeros. A diferencia de los correos electrónicos, este software evita que la información crítica quede oculta en una maraña de mensajes no relacionados. Los usuarios pueden crear canales para cada flujo de trabajo y configurar alertas para supervisar sus asignaciones y el progreso del proyecto.
• Gestionar los proyectos con eficiencia: con un único panel de control combinado, múltiples usuarios pueden organizar proyectos y tareas, asignarlas a distintos colaboradores, supervisar los flujos de trabajo y mantenerse informados del progreso. Los usuarios pueden informar a sus compañeros sobre las tareas asignadas, supervisar sus flujos de trabajo y comunicarse con colegas en tiempo real.
• Colaborar eficazmente con empleados remotos: este software permite a las empresas ampliar sus flujos de trabajo e incluir a empleados remotos o a compañeros de otras zonas geográficas. Así, las empresas pueden contratar talento local en lugar de pagar para reubicar a los empleados. Los trabajadores remotos tienen acceso a los archivos que necesitan para el proyecto, lo que asegura una productividad continuada a un bajo coste.

Funciones comunes de las herramientas de colaboración

• Proporcionar herramientas de comunicación: usar las herramientas y los recursos del software para facilitar la comunicación de las partes interesadas en distintas tareas y proyectos.
• Intercambiar archivos: compartir archivos con otros usuarios y controlar los derechos de acceso, edición o modificación de los archivos.
• Gestionar documentos: crear, almacenar, supervisar y gestionar todos los documentos de manera organizada.
• Gestionar tareas: crear tareas y asignarlas a personas. Supervisar el flujo de trabajo y el progreso general hasta la finalización de la tarea.
• Gestionar contenido: facilitar la colaboración en tiempo real entre múltiples partes para crear y editar documentos en tiempo real. Recopilar, compartir, recuperar y gestionar contenido almacenado en varias bases de datos y con distintos formatos.
• Realizar lluvias de ideas: facilitar los debates de grupo en entornos digitales para producir y guardar nuevas ideas.

Consideraciones a la hora de comprar herramientas de colaboración

En el mercado existen cientos de programas de colaboración, por lo que puede resultar complicado elegir solo uno. Como parte del proceso de deliberación, te recomendamos tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Conoce tu estilo de trabajo: es fundamental que comprendas tus flujos de trabajo y la manera en que tus equipos trabajan en los proyectos para definir con claridad lo que esperas del software de colaboración. A continuación, estudia concienzudamente las funciones y herramientas y relaciónalas con tus expectativas. Las startups, por ejemplo, prefieren contar con funciones de intercambio de documentos y acceso simultáneo de múltiples usuarios, mientras que las empresas de tamaño mediano buscan soluciones de colaboración centradas en los mensajes.
• Opciones de implementación: la decisión de implementar una solución en la nube o de forma local depende de muchos factores, como presupuesto inicial de inversión, tiempo de implementación y adopción, control y seguridad de los datos o capacidades de TI internas. En general, las soluciones basadas en la nube tienen un menor coste inicial y pueden implementarse en pocos días. Si deseas almacenar los datos en tus propios servidores y restringir el acceso a los mismos, elige una solución de implementación local.
• Pruebas gratis para facilitar la evaluación: la mayoría de proveedores ofrecen pruebas gratis durante un tiempo limitado. Es una buena manera de conocer el software, su interfaz y sus funciones. Una vez que hayas seleccionado unos cuantos productos adecuados a tu presupuesto, elige a un grupo de empleados para que evalúen las soluciones. Recopila las opiniones de todos antes de tomar la decisión final de compra.

Tendencias relevantes en herramientas de colaboración

• Las soluciones UCC serán muy populares: las herramientas de colaboración ofrecen ciertas funciones del software de comunicación, por lo que estos servicios se han integrado en una nueva oferta y han dado lugar a las llamadas soluciones de "comunicaciones unificadas y colaboración" (UCC). Los proveedores que ofrecen herramientas de colaboración independientes contarán (o cuentan ya) con API (interfaces de programación de aplicaciones) para integrar su software con otras aplicaciones empresariales, como servicio al cliente, comunicación y gestión de proyectos.
• Colaboración con bots con IA: los chatbots y la inteligencia artificial (IA) facilitan una comunicación interna más rápida y una mejor interacción con el cliente. Gartner predijo que, en 2020, las personas tendrán más conversaciones con bots que con sus cónyuges. Los chatbots con IA gestionan ciertas operaciones de front-end, como responder a las consultas de los clientes. Estos bots pueden gestionar los datos con más eficacia, lo cual agiliza las tareas cotidianas y mejora la comunicación de los equipos. La próxima vez que quieras pedir vacaciones, solo tendrás que decírselo al bot y él se encargará de notificarlo a tu gerente y al equipo.