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Software de gestión documental
El sistema de gestión documental automatiza el proceso de gestión de documentos, desde la creación hasta el almacenamiento de archivos, en toda la empresa, aumentando la eficiencia y reduciendo el coste y el desorden de mantener registros en papel. El software gestor documental ofrece soluciones para una amplia gama de necesidades de documentación, desde elementos de baja especificidad y gran volumen, como formularios estándar, hasta elementos de bajo volumen y muy específicos, como correspondencia personal. Algunas de las funcionalidades que podemos encontrar en los software de gestión documental son el uso compartido de archivos y las herramientas de colaboración, el control de versiones y accesos, y la clasificación y captura de documentos. El sistema de gestión documental está relacionado con categorías de software como el software de gestión de activos informáticos digitales, los programas para compartir archivos, y el software para gestión de conocimiento. Leer más Mostrar menos
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PandaDoc es una herramienta integral para crear, editar y firmar electrónicamente formularios, además de hacer seguimientos, de forma rápida y sencilla. Descubre la mejor forma de generar formularios profesionales. Cierra más negocios con un número ilimitado de firmas electrónicas, plantillas reutilizables, edición en la aplicación, integración de CRM y soporte de agentes en directo 24/7. Nuestro usuario medio crea un formulario en menos de 4 minutos, con un incremento del 20 % en las tasas de cierre. 50 000 empresas ya automatizan los formularios, aceleran los procesos y consiguen más negocios. ¡Únete!
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PDFTron SDK es un completo SDK de PDF y Microsoft Office. Se desarrolla internamente para brindar una representación precisa y confiable de tu contenido digital de cualquier tamaño y complejidad. Se amplía con tus objetivos, ya que estas API agregan capacidades de colaboración de MS Office, CAD e incluso de video a tu aplicación Windows, MacOS, Linux, Android, iOS y web. El SDK de PDF ofrece visualización, anotación, edición, creación y generación precisas de PDF a cualquier aplicación o marco de servidor, de escritorio, móvil o web.
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Aplicación basada en la web diseñada para almacenar, crear y editar hojas de cálculo y documentos en línea. Hay plantillas, gráficos y comentarios disponibles.
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Sistema de intercambio de archivos que te permite transferir contactos, fotos, videos y eventos del calendario.
Google Drive es un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos desarrollado por Google. Lanzado el 24 de abril de 2012, Google Drive permite a los usuarios almacenar archivos en los servidores propios, sincronizar archivos entre dispositivos y compartir archivos.
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Dropbox Business es la solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos que los empleados adoran y en la que confían los administradores de TI. Comienza gratis hoy mismo.
Dropbox Business es un espacio de trabajo central que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y favorece un trabajo fluido. Todo el contenido del equipo está en un solo lugar, lo que facilita la colaboración y el enfoque en el trabajo importante. Dropbox Business cuenta con la confianza de más de 300 000 equipos de negocios en todo el mundo y de más del 50 % del Fortune 500 gracias a sus funciones de sincronización de archivos, colaboración, administración y seguridad líderes en el sector que crecen junto con los equipos.
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Paquete de productos de colaboración para equipos y pequeñas empresas. Conferencias en la web, intercambio de archivos y programación en la nube.
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Un conjunto integrado de aplicaciones incluye correo electrónico, calendario y libreta de direcciones a las que se accede a través de Internet en horario ininterrumpido.
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Software de intercambio de archivos basado en la web que te permite tener acceso y compartir archivos y fotos en PC, Mac, Android e iOS.
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DocuSign está cambiando la forma en que se hacen los negocios al permitir que cualquier persona realice transacciones en cualquier momento, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo con confianza.
DocuSign está cambiando la forma en que se realizan las actividades al permitir que más de 250 000 empresas y más de 100 millones de usuarios en 188 países envíen, firmen y gestionen acuerdos en cualquier momento, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo con confianza.
DocuSign reemplaza la impresión, el envío de faxes, el escaneo y los documentos impresos durante la noche a la hora de realizar transacciones comerciales. Su tecnología permite a las organizaciones de todos los tamaños, sectores y lugares hacer que cada acuerdo sea completamente digital para que la vida y los negocios sigan avanzando.
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Administra el ciclo de vida del contenido con programas de retención flexibles, preservación para el descubrimiento defendible y administración de la eliminación.
Actualiza tu estrategia de gestión de la información mediante la gestión del ciclo de vida in situ que tu organización necesita para reducir el riesgo, pero sin afectar la productividad. Agiliza la forma en que administras el ciclo de vida del contenido que impulsa los procesos de negocios gracias a programas de retención flexibles, preservación para el descubrimiento defendible y gestión de la eliminación.
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Visualización y uso compartido de aplicaciones y escritorio, herramientas de anotación, mensajería instantánea, diapositivas web y pizarras.
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monday.com Work OS permite crear, centralizar, realizar un seguimiento y automatizar fácilmente todos los procesos de documentos de tu organización.
Con monday.com Work OS puedes crear, almacenar y administrar todos los documentos y formularios en un solo lugar. Automatiza la creación y las aprobaciones de documentos para aumentar la eficiencia y minimizar los errores, compartir y colaborar en documentos en tiempo real y maximizar la seguridad al centralizar todo en un solo lugar. Realiza un seguimiento y revisa ediciones anteriores a través de la búsqueda de documentos. Estandariza los procesos de documentos para mantener a tu equipo en sintonía. monday permite una gestión de documentos más eficiente y en un espacio de trabajo colaborativo.
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Confluence puede ser tu única fuente de información veraz. Utiliza esta herramienta para almacenar y compartir información de manera eficiente en toda tu organización.
Las organizaciones usan cada vez más recursos digitales. Se acabaron los días en que los documentos importantes se guardaban en papel. Únete al movimiento digital haciendo que Confluence sea tu única herramienta de software de gestión documental. Aumenta tu eficiencia al crear una única fuente de información veraz y distribuir información importante en toda la organización con un solo clic.
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Wrike es un software de colaboración usado para gestionar documentos con revisión visual, colaboración en tiempo real y tablas Kanban.
Wrike es un software de gestión del trabajo usado por más de 20 000 empresas. Optimiza la gestión de documentos con almacenamiento de archivos contextual y en la nube. Comparte documentos con tareas y formularios, acorta ciclos de aprobación con revisiones visuales y etiqueta rápido a tus compañeros para cualquier archivo. Agiliza entregas con más de 400 integraciones de Wrike, incluido otro software de gestión de documentos. Acceso rápido a documentos, actualizaciones y debates sobre tareas.
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Aplicación que te permite crear, editar y ver cualquier documento de Microsoft Word, hoja de cálculo de Excel y archivo de Powerpoint.
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BIM 360 es la herramienta perfecta para los gestores de proyectos, de campo y BIM para acelerar la entrega, ahorrar dinero y reducir el riesgo.
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Microsoft Word es un procesador de texto que permite crear documentos impresionantes y mejorar la escritura con funciones inteligentes integradas.
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Solución de gestión de proyectos local y basada en la nube que permite a empresas de todos los tamaños gestionar notas, tareas, proyectos, bases de datos y más.
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Jotform, el generador de formularios más fácil, ayuda a crear formularios en línea y recopilar datos, todo ello sin necesidad de escribir una sola línea de código.
Jotform, el generador de formularios más fácil, te ayuda a crear formularios en línea.
Jotform Cards es una de las 2 opciones disponibles en Jotform, una herramienta de creación de formularios en línea. Mientras que los formularios clásicos presentan preguntas, todas en una página, los formularios creados con las tarjetas JotForm formulan preguntas de una en una. Jotform Cards está optimizado para aumentar las conversiones y está diseñado para mantener la atención de los clientes con funciones dinámicas e interactivas, que incluyen controles deslizantes de emojis, barras de progreso, microanimaciones entre otros.
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Solución incorporada de intercambio de archivos disponible en todos los dispositivos Apple. Todos los archivos, fotos, notas y mensajes se almacenan en un solo lugar.
Solución incorporada de intercambio de archivos disponible en todos los dispositivos Apple. Todos los archivos, fotos, notas y mensajes se almacenan en un solo lugar. Permite acceder a todos los archivos desde múltiples dispositivos con iCloud Drive y protege los datos con copias de seguridad automáticas.
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Aplicación gratuita para administrar archivos PDF, solos o en bloque, en la web. Combina, comprime, divide y convierte archivos PDF en cuestión de segundos.
Aplicación gratuita para administrar archivos PDF, solos o en bloque, en la web. iLovePDF ofrece un conjunto de herramientas para fusionar, comprimir, dividir, convertir, agregar marcas de agua y desbloquear archivos PDF en cuestión de segundos. iLovePDF también convierte desde/a los principales formatos de Office, como Power Point, Excel y Word.
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Bluebeam Revu 2015 presenta nuevas funciones y mejoras altamente muy solicitadas para automatizar y agilizar los procesos de trabajo fundamentales.
Solución de PDF de Bluebeam para los usuarios que deseen crear, editar y marcar archivos PDF, y colaborar con los socios del proyecto en tiempo real, o en cualquier momento, utilizando Bluebeam Studio.
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Ya sea que prefieras tus archivos en la nube o en la empresa, hay una solución total de gestión de documentos para ti.
La mejor solución de gestión de documentos (DMS), eFileCabinet se adapta a tus documentos en papel y datos digitales a través de una organización automatizada, aprobaciones y uso compartido desde un solo panel. La incorporación y la integración sin esfuerzo con el popular software empresarial significa que puedes comenzar a trabajar. Siéntete seguro sabiendo que cumples la normativa y estás cubierto, con todos tus datos a solo un clic de distancia. No importa dónde te encuentres, lo que exija tu negocio o la velocidad a la que escalas, eFileCabinet te respalda.
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Un editor de PDF en línea integral, firma electrónica incorporada y creador de formularios que se pueden rellenar.
PDFfiller es un editor de PDF en línea compatible con GDPR, administrador de firmas electrónicas y creador de formularios PDF que se puede rellenar en una sola aplicación web. Edita y firma electrónicamente documentos PDF en línea, crea formularios PDF que se puedan rellenar y envíalos para firmarlos. Comparte documentos por correo electrónico, redes sociales o colócalos en el sitio web de tu empresa. Envía por fax, imprime o envía archivos PDF a través de USPS directamente desde tu cuenta de PDFfiller. Obtén copias completas de los formularios PDF enviados y firmados y extrae automáticamente los datos en un archivo Excel, CRM o base de datos.
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Bitrix24 es una plataforma de gestión de documentos gratuita que utilizan más de 12 millones de empresas en todo el mundo. Disponible en la nube y como solución local.
Bitrix24 es una plataforma de gestión de documentos gratuita que utilizan más de 12 millones de empresas en todo el mundo. Disponible en la nube y de manera local (acceso de código abierto). Unidad personal, de grupo y de empresa; sincronización de archivos; uso compartido de archivos; acceso móvil; edición de documentos en línea y sin conexión; edición multiusuario y más.
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El primer software para PDF que realmente te gustará. Smallpdf cuenta con 21 herramientas para PDF en 24 idiomas y con la confianza de 40 millones de usuarios mensuales.
Hecho en Suiza, el país de los relojes, los bancos y el diseño limpio, Smallpdf es una empresa galardonada que ofrece un conjunto de herramientas inteligentes de gestión de documentos.
Fundada en 2013, Smallpdf ofrece una respuesta sencilla, segura y fiable al pesado e incómodo software de PDF. Al eliminar las características innecesarias y añadir un profundo enfoque en la experiencia del usuario, Smallpdf se ha convertido en el software de PDF más querido del planeta, sirviendo a más de 500 millones de usuarios, 100.000 empresas diferentes, en 24 idiomas diferentes.
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La automatización de Process Street ahorra tiempo y dinero. Crea y personaliza listas de verificación para mantener la organización de los equipos y documentos.
Process Street gestiona fácilmente los documentos de los equipos y los flujos de trabajo asociados.
Proporciona a las empresas una forma optimizada y no técnica de crear y personalizar listas de verificación enriquecidas. Incluye procesos de aprobación sólidos, lógica condicional e integración con más de 1000 aplicaciones.
La automatización de los procesos ahorra dinero garantizando flujos de trabajo eficientes y uniformes que aumentan la productividad de los empleados.
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Herramientas de productividad para PDF y firma electrónica disponibles para cada trabajador experto.
Nitro Productivity Suite combina la última versión de Nitro Pro, el reemplazo líder de Adobe Acrobat, con Nitro Cloud, una nueva aplicación basada en el navegador que proporciona firmas electrónicas ilimitadas y potentes herramientas de productividad de PDF para ofrecer una solución fácil de usar y asequible que ayuda a las empresas a acelerar de manera medible la transformación digital en toda la organización.
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Aha! es el software de hoja de ruta del producto número uno del mundo. Más de 200 000 usuarios confían en Aha! para vincular su brillante estrategia con el trabajo de sus equipos.
Aha! es el software de hoja de ruta del producto número uno del mundo. Más de 200 000 usuarios confían en Aha! en todo el mundo. Este software basado en la nube ayuda a los gerentes de productos a vincular su estrategia brillante con el trabajo de sus equipos y crear mapas de ruta visuales en minutos. Con Aha! puedes establecer la estrategia, gestionar la publicación, priorizar las funciones y capturar ideas en un solo lugar.
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Solución basada en proyectos para empresas de PS (servicios profesionales, por sus siglas en inglés) que combina contabilidad de proyectos, gestión de recursos, gestión de proyectos, gestión de tiempo/gastos y gestión de clientes.
Deltek Vision es una solución basada en proyectos para empresas de servicios profesionales que combina gestión de recursos, gestión de proyectos, gestión de tiempo/gastos y gestión de clientes en un solo producto. Deltek Vision es una solución basada en la Web y disponible para la implementación en la nube o en las instalaciones.
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Sistema de gestión de contenidos de código abierto utilizado por algunos de los sitios web más grandes, como The Economist y la Casa Blanca.
Sistema de gestión de contenidos de código abierto utilizado por algunos de los sitios web más grandes, como The Economist y la Casa Blanca.
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Workable es el software de reclutamiento más popular, en el que confían más de 6000 empresas para agilizar sus tareas de contratación.
Workable proporciona una interfaz flexible e intuitiva para rastrear y administrar candidatos. Los procesos visuales de contratación ofrecen actualizaciones de estado en vivo para cada trabajo, con perfiles enriquecidos de candidatos. Usa la base de datos de candidatos y el CRM de talento para nutrir y avanzar con los prospectivos empleados con el paso del tiempo. Crea un proceso de entrevista estructurado con kits de entrevistas y genere comentarios prácticos con tarjetas de puntuación personalizadas. La comunicación rastreable asegura fluidez en la colaboración con tu equipo. Disponible en versión para equipo de escritorio y móvil.
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Brandfolder inspira el uso, permite el descubrimiento rápido y agiliza los flujos de trabajo entre los equipos.
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Nifty es una excelente aplicación de gestión de documentos que alinea personas, procesos y funciones con gestión de tareas incorporada.
Nifty es una aplicación colaborativa de gestión de documentos que mantiene en sintonía a personas, procesos y funciones. Con hojas de ruta, tareas, documentos y automatizaciones, Nifty permite a tu equipo centrarse en el trabajo real sin tener que pasar de una herramienta a otra.
Nifty consolida la gestión de documentos y mejora la productividad del equipo combinando todas las funciones importantes de la gestión de documentos en un solo software.
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Alternativa de Adobe® Acrobat®: PDFelement es tu solución PDF integral. Crea, edita, convierte y firma archivos PDF de una mejor manera.
PDFelement es una solución PDF de nivel empresarial que es asequible y excepcionalmente fácil de usar. Viene con herramientas profesionales que hacen que el cambio de Adobe Acrobat sea una buena decisión de negocios.
Más que nunca, las empresas necesitan una solución potente, pero intuitiva que sea fácil de implementar y se pueda estandarizar en las plataformas Windows y Mac. PDFelement es la única solución rentable que cumple estos requisitos.
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Simplifica el proceso de auditorías e impuestos y, a la vez, mejora la experiencia del cliente a través de la automatización de gestión de documentos y lista de solicitudes.
Suralink es una importante aplicación para la administración de listas de solicitudes. Esto ayuda a los estudios contables a simplificar el proceso de documentación de auditorías e impuestos y, a la vez, mejorar la experiencia del cliente. Esta aplicación basada en la nube integra una lista dinámica de solicitudes y flujo de trabajo de asignaciones con una plataforma de alojamiento de archivos segura con el fin de brindar a los clientes acceso a un portal todo en uno y fácil de usar. Esta tecnología y la experiencia en el sector ayudan a más de 275 de las principales empresas de América del Norte y el Reino Unido a garantizar un proceso más simple y seguro.
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Una solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos desarrollada para empresas. Con seguridad de vanguardia y compatible con el cumplimiento de las normas.
ShareFile es una solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos desarrollada para empresas. Con seguridad de vanguardia y compatible con el cumplimiento de las normas y junto con infraestructura segura y comprobada, ofrece un portal online personalizado con la marca y protegido con contraseña, con almacenamiento de archivos ilimitado en la nube y la capacidad para enviar archivos de hasta 100 GB de tamaño a clientes y compañeros de trabajo, desde cualquier computadora o dispositivo móvil. ShareFile es una excelente opción para las empresas que buscan optimizar los flujos de trabajo y mejorar la seguridad de los datos.
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- Seguimiento de la conformidad
- Almacenamiento seguro de datos
Este software ofrece una funcionalidad de registro de la producción totalmente digital y en cumplimiento normativo, lo que reduce los tiempos de creación, revisión y aprobación de los documentos.
El nuevo paquete de soluciones validadas MasterControl Manufacturing Excellence automatiza el ciclo de vida de la producción de extremo a extremo y se integra sin inconvenientes con otras aplicaciones empresariales, como MRP, MES, ERP, MOM y programación de la producción. Es uno de los primeros software en ofrecer una funcionalidad de registro de la producción totalmente digital y en cumplimiento normativo, lo que reduce los tiempos de creación, revisión y aprobación de los documentos de días o semanas a horas. Descubre cómo MasterControl puede ayudarte a lograr el trabajo correcto en todo momento.
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ABBYY FineReader 15 es un software PDF universal que permite trabajar de manera eficiente con documentos, tanto PDF como escaneados, en entornos laborales digitales.
ABBYY® FineReader® 15 es una herramienta PDF para trabajar de manera más eficiente con documentos digitales. Gracias a la tecnología OCR basada en IA de ABBYY, FineReader integra documentos escaneados en flujos de trabajo digitales y facilita la digitalización, conversión, recuperación, edición, protección, intercambio y colaboración en todo tipo de documentos para entornos laborales digitales.
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Intercambio de archivos y gestión de documentos con seguridad en la nube. Fácil acceso a tu información, siempre que la necesites, desde cualquier dispositivo.
Glasscubes simplifica la colaboración grupal en un entorno fácil de usar que es rápido de implementar. Crea rápidamente espacios de trabajo online seguros que facilitan el trabajo con cualquier persona, desde cualquier lugar. Descubre cómo los equipos inteligentes utilizan espacios de trabajo online para trabajar mejor juntos y lograr sus objetivos. Esta solución cuenta con la confianza del gobierno y de empresas de alto rendimiento del Reino Unido, tanto grandes como pequeñas.
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Potencia tu contenido con una solución DAM galardonada y un servicio incomparable. A partir de 28 000 USD por año.
Reconocida como la ganadora de los premios SIIA CODiE 2017 por la mejor solución DAM, Widen presta servicios a empresas medianas y grandes con una plataforma basada en datos, Widen Collective. Las cinco aplicaciones clave abarcan gestión de marca, administración de video y gestión de trabajo creativo y se integran con más de 30 aplicaciones, desde suites creativas hasta colaboración y etiquetado automático. Potencia tu gestión de contenido con herramientas y servicios galardonados e incomparables, a partir de 28 000 USD por año. Solicita una demostración hoy.
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ONLYOFFICE es un paquete de oficina online seguro. Está diseñado para ayudar a los equipos en la gestión y la colaboración con un fuerte enfoque en los documentos.
ONLYOFFICE es una oficina corporativa colaborativa disponible como un servicio en la nube y una solución local.
Incluye un paquete de edición de colaboración 3 en 1 totalmente compatible con formatos de MS, herramientas para administrar documentos y proyectos, CRM, calendario, correo, instrumentos de comunicación y configuraciones de seguridad avanzadas.
ONLYOFFICE también proporciona aplicaciones gratuitas de escritorio y móviles que se pueden conectar a la nube.
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Programación de trabajos con actualizaciones de estado por GPS, notas de turnos y más con la aplicación todo en uno de Connecteam, que es potente y fácil de usar.
Programa trabajos y realiza un seguimiento del tiempo con la aplicación todo en uno de Connecteam que es potente y fácil de usar y está diseñada y pensada especialmente para empleados que no trabajan en escritorios. La programación incluye capacidades avanzadas como distribución con función de arrastrar y soltar y turnos privados o de equipo, carga de turnos a través de Excel y mucho más para que tu experiencia de programación sea rápida, fácil y productiva. Además, disfruta de la única colaboración de turnos con actualizaciones de estado por GPS, notas y chat integrado. Comienza con solo 29 $ por mes para hasta 200 usuarios.
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Sage 100cloud es una plataforma de ERP para distribuidores y fabricantes de tamaño mediano y en crecimiento.
Tras más de 30 años como uno de los líderes del mercado, Sage 100cloud es una de las soluciones de gestión empresarial más estables y completas para medianos fabricantes, distribuidores y empresas de servicios. Creada para la seguridad y el cumplimiento, Sage 100cloud es una solución fiable que ayuda a administrar las complejidades asociadas con el crecimiento. Con su marco de objetos empresariales, API web y conectividad con Office 365, Sage 100cloud se puede personalizar fácilmente para satisfacer las necesidades únicas de las empresas.
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La mejor herramienta de publicación en línea si deseas crear y publicar fácilmente catálogos, folletos, revistas, portafolios y otros.
Flipsnack es una herramienta de publicación en línea, basada en navegador, que utilizan personas de todo el mundo para crear y publicar catálogos digitales, revistas, folletos, portafolios, informes, álbumes de fotos, periódicos y muchos otros tipos de publicaciones.
¿Cómo funciona?
Solo tienes que cargar un PDF y este se convertirá automáticamente en una bonita revista en línea, con efectos de giro de página.
Alternativamente, puedes usar Design Studio en línea para hacer tu propia publicación en línea desde cero.
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Con la confianza de cientos de bancos de inversión, bufetes de abogados, grupos de capital privado y corporaciones para ejecutar miles de transacciones.
Intuitivo, asequible, omnipresente: miles de empresas eligen las soluciones de Sala de datos virtual de Firmex (VDR) para compartir de forma segura sus documentos altamente confidenciales. Líderes en transacciones corporativas, fusiones y adquisiciones, cumplimiento, litigios y procuración, le dan un gran valor a Firmex para acelerar sus proyectos de colaboración y uso compartido de documentos en línea. Sus salas de datos seguras y en línea son fáciles de configurar y usar, los clientes pueden controlar, compartir, colaborar y hacer un seguimiento inmediato del uso de documentos confidenciales.
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LEAP es un software integrado de gestión de casos y prácticas legales para profesionales independientes y bufetes de abogados pequeños que desean ser más eficientes, flexibles y rentables. Permite que todos los miembros de un bufete de abogados pequeño trabajen en colaboración usando un único sistema integrado, diseñado para sacar más trabajo adelante con el mismo número de personas. Sus herramientas incluyen, entre otras, producción automatizada de documentos, registro de tiempo, facturación y contabilidad legal y de fideicomisos.
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iDeals VDR permite a los banqueros de inversión, abogados y altos directivos intercambiar y compartir información confidencial en una sala de tratos segura.
iDeals Solutions es un proveedor de sala de datos virtual sofisticado y confiable. Su experiencia y resultados excepcionales han sido probados y comprobados por banqueros de inversión, abogados y altos directivos de empresas de todo el mundo. Como la empresa más orientada hacia los resultados y flexible del mercado, siempre escucha a sus clientes y les ofrece la solución más segura, cómoda y rápida para lograr sus objetivos estratégicos en cualquier tipo de transacción.
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Un software seguro de gestión del conocimiento que permite a equipos de todos los tamaños crear, compartir, cargar y colaborar en torno al contenido.
Bloomfire es un software líder en gestión de conocimiento interno. Esta plataforma permite a los equipos compartir información de forma rápida y segura en un entorno social y dinámico. La búsqueda basada en IA escanea todo tipo de medios (incluidos vídeos) para que los equipos puedan encontrar la información y trabajar en ella rápidamente. Cientos de miles de empleados en empresas líderes como Capital One, Southwest Airlines, Fedex o HomeAway usan Bloomfire para aumentar la productividad del equipo, tomar decisiones informadas e impulsar los resultados.
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Guía de Compra de Software de gestión documental
Tabla de contenido
¿Qué es el software de gestión documental?
El software de gestión documental te ayuda a crear, almacenar y compartir documentos, desde formularios y contratos estándar hasta correspondencia individual. Estas aplicaciones incluyen funciones como captura de imágenes, búsqueda de documentos y gestión de accesos que permiten a los usuarios consultar fácilmente los documentos de su empresa.
¿Cuáles son las ventajas del software de gestión documental?
Las soluciones de gestión documental ayudan a la transformación digital de tu empresa eliminando la necesidad de gestionar manualmente documentos administrativos.
A continuación se presentan algunas de las ventajas que ofrecen las soluciones de gestión documental:
- Acceder a los documentos en cualquier momento y lugar
- Colaborar mediante el intercambio de archivos
- Proteger los documentos vitales de la empresa ante accesos no autorizados, cibercrimen, ransomware y desastres naturales
- Reducir los costes relacionados con el almacenamiento de documentos físicos
¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión documental?
- Captura de documentos: aprovechar la tecnología de captura de imágenes para digitalizar documentos impresos. Las plataformas más avanzadas ofrecen reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y funciones de búsqueda.
- Almacenamiento de documentos: almacenar, acceder, compartir y editar documentos en una plataforma común.
- Búsqueda en texto completo: encontrar archivos y documentos relevantes introduciendo palabras clave en un campo de búsqueda.
- Control de accesos/permisos: gestionar los permisos de acceso a documentos para personas o grupos específicos y controlar quién puede ver y/o editar los documentos.
- Herramientas de colaboración: compartir documentos con personas o grupos y permitir que los editen y añadan comentarios.
- Archivo de documentos: crear un repositorio centralizado en el que almacenar datos confidenciales y archivados para su referencia futura.
¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de gestión documental?
- Capacidades de integración: para usar de manera óptima una solución de gestión documental, los usuarios deben integrarla con otros sistemas clave para el negocio como los de contabilidad, gestión de relaciones con los clientes (CRM) o Recursos Humanos. Estas integraciones te ayudarán a aprovechar todas las capacidades de almacenamiento e intercambio de documentos de tu sistema de gestión documental. Además, podrás realizar búsquedas de texto en la documentación de toda la empresa. Al integrar un software de gestión documental con, por ejemplo, una solución de contabilidad, los usuarios pueden indexar y almacenar documentos financieros y contables para acceder a ellos fácilmente cuando se realicen auditorías internas o externas.
- Seguridad de los datos: las pequeñas empresas se enfrentan a amenazas de seguridad de datos externas (como filtraciones y hackeos) e internas (como robo de datos por parte de empleados). Un sistema de gestión documental es el que almacena todos los documentos importantes de la empresa, por lo que es más susceptible a recibir ataques de este tipo. Para evitar por completo la pérdida de datos, asegúrate de que el sistema de gestión documental que elijas esté equipado con los últimos protocolos y metodologías de seguridad, como cifrado avanzado estándar (AES) de 256 bits y cifrado SSL/TLS (capa de sockets seguros/seguridad en capas de transporte).
- Escaneado e imagen de documentos: el escaneado y creación de imágenes de documentos permite escanear documentos en papel y clasificarlos mediante palabras clave. El almacenamiento digital y una correcta clasificación facilitan a los usuarios la búsqueda de documentos. Algunos productos también ofrecen funciones de OCR, que convierte los documentos manuscritos en formatos digitales. Aquellos compradores que trabajen con muchos documentos físicos deberían preseleccionar productos que incluyan esta función.
¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de gestión documental?
- Las empresas buscan integrar estrechamente su software de gestión de proyectos y su software de gestión documental: la colaboración suele abarcar a distintos equipos dentro de una misma empresa. Para mejorar la eficiencia operativa, las empresas están adoptando herramientas unificadas que ahorran tiempo y esfuerzo a los usuarios. Por ello, cada vez más empresas buscan integrar su solución de gestión de proyectos con el software de gestión documental para que los usuarios puedan compartir documentos mientras trabajan en un proyecto.
- El futuro de la gestión de documentos es móvil: el uso de dispositivos móviles va en aumento, así que las pequeñas empresas priorizan las capacidades móviles. Cabe esperar que los proveedores ofrezcan cada vez más servicios móviles, como interfaces adaptables, aplicaciones móviles y portales de cliente.
