¿Qué es el software de gestión de la calidad?

El software de gestión de la calidad (QMS) es una plataforma empresarial que automatiza el proceso de seguimiento y control de defectos de producto. Los gerentes pueden usar este software para comprobar la calidad final de los productos y mejorar los procesos, la producción y los ingresos.

El software ayuda a identificar, aislar y corregir defectos imprevistos en productos que podrían provocar la insatisfacción del cliente. También ofrece herramientas para evaluar la eficacia de los intentos de reparación y ayuda a mantener la conformidad del producto de acuerdo con las regulaciones internacionales. 

El QMS automatiza los flujos de trabajo y permite a los fabricantes recopilar datos de los usuarios, analizarlos e implementar medidas correctivas para rectificar los posibles defectos.

Ventajas del software de gestión de la calidad

Mantener la consistencia y la calidad es el objetivo de cualquier empresa. El software de gestión de la calidad ofrece las siguientes ventajas: 

• Mejorar la satisfacción del cliente: la clave del crecimiento empresarial es ofrecer a los usuarios productos y servicios de la máxima calidad. La implementación de un software de gestión de la calidad ayuda a satisfacer las necesidades de los clientes. También fomenta la confianza en tu marca y, en último término, la fidelidad del cliente. Los comentarios de los clientes son muy importantes para gestionar la calidad, ya que permiten a los equipos hacer mejoras en los procesos. 
• Acabar con el trabajo duplicado para mejorar la eficiencia: la implementación de procedimientos de calidad asegura una medición constante del rendimiento de la producción. Así, cuando se produce algún defecto, se pueden tomar acciones correctivas de inmediato. La aplicación de técnicas de evaluación adecuadas ahorra tiempo, mejora la eficiencia y garantiza un rendimiento adecuado y constante.  
• Aumentar el rendimiento financiero: los procesos de gestión de la calidad pueden ayudar a crear de forma consistente productos de buena calidad y con menos defectos. Al eliminar el trabajo duplicado, se reducen los costes generales, los requisitos de servicio de campo y la cantidad de residuos generados durante el proceso de producción. Todo ello aumenta el rendimiento financiero de tu negocio.
• Aumentar la cuota de mercado: en un mercado de alta competitividad, la gestión de estrategias y la visibilidad en el mercado van de la mano. El software de gestión de la calidad te ayuda a gestionar los riesgos y los costes permitiendo realizar mejoras en el proceso de desarrollo. Un sistema sin defectos y capaz de reaccionar rápidamente a las oportunidades del sector aumenta la cuota de mercado.

Funciones comunes del software de gestión de la calidad

A continuación se presentan algunas funciones comunes del software de gestión de la calidad:

• Gestionar auditorías: programar y llevar a cabo inspecciones y auditorías periódicas. Asegurar que los procesos de producción se realizan de acuerdo a los estándares de la empresa y del sector.
• Gestionar el cumplimiento: supervisar y gestionar las no conformidades en cualquier servicio, producto, proceso o proveedor para asegurar que todos los defectos se detectan rápidamente.
• Controlar documentos: organizar todos los documentos relacionados con las fases de un producto en una base de datos centralizada. Gestionar y controlar la creación, aprobación y distribución de documentos y procesos para asegurar que cumplen con las normativas del sector.
• Implementar acciones correctivas y preventivas (CAPA): crear un flujo de trabajo para investigar la causa raíz o los errores en productos/procesos y tomar medidas para evitar su recurrencia.
• Gestionar riesgos: identificar, evaluar, mitigar e informar sobre los riesgos.
• Controlar la calidad de los proveedores: cualificar, seleccionar y supervisar a los socios de la cadena de suministro. Realizar un seguimiento de los problemas de proveedores, como casos de no conformidad.
• Gestionar quejas: recibir, supervisar y revisar comentarios y quejas de los clientes relacionados con productos y servicios. Resolver las quejas y mejorar la satisfacción de los clientes.

Consideraciones a la hora de comprar software de gestión de la calidad

El software de gestión de la calidad ofrece información sobre los riesgos y defectos en los flujos de trabajo con informes detallados. Para seleccionar un proveedor y una herramienta adecuados, tendrás que conocer las necesidades de tu empresa e investigar en profundidad las herramientas disponibles en el mercado. Antes de adquirir una solución, deberás tener en cuenta algunos factores importantes:

• Flexibilidad para adaptarse a los procesos existentes: las empresas suelen tardar años en establecer sus procedimientos, por lo que el cambio que supone la implementación de un QMS puede ser complicado. El software debe ser flexible para poder adaptarse a las necesidades de tu empresa con una interrupción mínima de los procesos existentes. Si necesitas personalización, puede que el software genérico no sea suficiente en tu caso. Elabora una lista de las soluciones que permitan configurar flujos de trabajo, plantillas de informes, listas de verificación de auditoría, etc.
• Capacidad de integración fluida con otros sistemas: asegurar la calidad de tu producto es vital, pero es difícil conseguirlo si las herramientas que usas trabajan de forma compartimentada. Por ello, es esencial que las áreas operativas tengan visibilidad sobre todos los procesos. Esto te ayudará a resolver los problemas de calidad más rápido evitando cualquier pérdida en la producción. La compatibilidad del QMS con otros sistemas optimiza las operaciones y asegura un flujo de información rápido que ayuda a mantener la calidad.
• Funciones de análisis de datos y generación de informes: el QMS trabaja de forma sincronizada con distintos procesos y genera grandes cantidades de datos. Las empresas deben centrarse en analizar estos datos usando una herramienta de creación de informes. Estas aportan información sobre defectos de producto y tendencias de rendimiento que puede ayudar a mejorar los procesos de desarrollo. Las funciones de creación de informes sobre diversos parámetros (como riesgos, costes y KPI) pueden ser una gran ventaja para tu empresa. Considera la posibilidad de añadir una herramienta de creación de informes de terceros a tu QMS.

Tendencias relevantes en software de gestión de la calidad

• El Internet de las cosas (IoT) detecta problemas en fases tempranas: el IoT permite la interacción entre dispositivos, lo que facilita el trabajo de los gerentes de calidad. Con ayuda de procesos digitalizados y sensores conectados, el IoT aporta una ventaja competitiva a la gestión de la calidad, aprovechando los datos y analizándolos para facilitar una toma de decisiones proactiva. Por ejemplo, el IoT es capaz de detectar los materiales defectuosos que entran en la cadena de suministro, así como los productos cuyos atributos no se ajustan a los criterios de calidad predefinidos. Esta detección temprana proporciona un ahorro en costes y trabajo duplicado.
• La movilidad conecta distintos aspectos de la empresa: los gerentes de calidad usan cada vez más sus teléfonos móviles para estar informados en todo momento de cambios en los procedimientos. La comunicación entre los distintos departamentos del negocio, como ubicaciones de fabricación, departamentos de TI y operarios de calidad, facilita una toma de decisiones rápida. También reduce en un 75 % los costes de recopilación de datos y analíticas.