Los programas de gestión de alquileres ayudan a las empresas de gestión de propiedades y a los dueños de inmuebles a anunciar y comercializar sus propiedades vacantes disponibles para alquiler o arrendamiento. También facilitan la gestión de inquilinos, la recaudación de rentas, etc. Además, registran los pagos recibidos de los inquilinos y supervisan los gastos de mantenimiento y otras actividades. Esta categoría de software guarda estrecha relación con otras categorías como el software para arrendamientos , el software para bienes raíces , el software de alquiler vacacional y los programas para administradores de fincas .

Ventajas de los programas de gestión de alquileres

Los gestores inmobiliarios tienen que gestionar cada día multitud de tareas cotidianas, como supervisar los pagos de rentas, tramitar recibos, seleccionar candidatos, anunciar inmuebles o gestionar inquilinos. Los programas de gestión de alquileres automatizan muchos de estos procesos y minimizan la intervención manual, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

• Selección automática de inquilinos: los administradores de propiedades deben evaluar a los inquilinos antes del arrendamiento. Las herramientas actuales ofrecen capacidades integradas para evaluar a los candidatos según parámetros predefinidos como edad, ingresos, historial de crédito, etc. Ciertas soluciones pueden incluso realizar comprobaciones de antecedentes comparando los datos del candidato con distintas bases de datos y enviando alertas. Todas estas funciones evitan que los propietarios tengan que enfrentarse a malos inquilinos y ayudan a impedir los fraudes y las estafas.
• Participación bidireccional: los programas de gestión de alquileres no son solo para propietarios y gestores inmobiliarios. También proporcionan interfaces a los inquilinos que facilitan el pago de la renta, la comunicación con los propietarios y el envío de documentos, solicitudes, alertas y candidaturas. Así, los propietarios siempre tienen información en tiempo real de las quejas de los inquilinos y pueden resolverlas puntualmente.

Funciones comunes de los programas de gestión de alquileres

• Gestionar inquilinos: gestionar actividades relacionadas con los inquilinos, como la reserva de habitaciones y la asignación de unidades.
• Gestionar arrendamientos: supervisar los contratos de arrendamiento y los plazos de renovación.
• Ofrecer portales para inquilinos: ofrecer un portal online dedicado para facilitar a los inquilinos el envío de solicitudes, el pago de rentas y facturas y la interacción con los propietarios.
• Supervisar la ocupación: realizar un seguimiento de la ocupación y disponibilidad de las unidades inmobiliarias.

Consideraciones a la hora de comprar programas de gestión de alquileres

• Compatibilidad con gestión de cartera: los corredores y agentes inmobiliarios gestionan distintos tipos de propiedades, como apartamentos, alquileres vacacionales y unidades comerciales. El software elegido debe ser capaz de gestionar toda tu cartera. 
• Facilidad de uso: la solución debe contar con una interfaz fácil de usar y paneles de control sencillos que permitan una navegación intuitiva. La disponibilidad de una aplicación móvil también es un valor añadido. Solicita demos o pruebas gratis para evaluar la interfaz y la usabilidad de las herramientas antes de comprar un software.
• Implementación local o en la nube: los sistemas basados en la nube son más económicos, ya que no tienes que invertir en infraestructura de alojamiento ni actualizaciones de software. Estas soluciones se pueden escalar fácilmente y es el proveedor quien proporciona las actualizaciones. Si buscas una opción local, tendrás que afrontar una gran inversión inicial, pero evitarás los costes recurrentes de las suscripciones mensuales o anuales. En este caso, deberás hacerte cargo de las actualizaciones; además, la escalabilidad puede ser un problema. Por otra parte, las soluciones locales ofrecen un mayor control sobre los datos y procesos.

Tendencias relevantes en programas de gestión de alquileres

• La realidad virtual (RV) mejorará la experiencia del usuario: la implementación de la RV en el sector de alquiler de propiedades es cada vez mayor, ya que permite a los propietarios y gestores crear recorridos virtuales de sus propiedades. Estos recorridos ofrecen una experiencia digital interactiva a los posibles inquilinos antes de arrendar la propiedad.
• Los chatbots con IA ayudarán a los gestores de propiedades de alquiler: el uso de chatbots para ayudar a los posibles inquilinos en la búsqueda de propiedades es cada vez más popular. Estos chatbots ofrecen ayuda interactiva y responden a preguntas relacionadas con los requisitos de la propiedad, su tamaño, los términos del contrato de alquiler, los documentos necesarios, etc. Los chatbots también pueden ayudar a la generación y perfilación de clientes potenciales formulando preguntas como: "¿Desea comprar o alquilar?".